PRIVACY POLICY

Last updated: April 23, 2026

RAMI SERVICES NV (hereinafter "RAMI") respects your privacy and ensures that all personal data is processed in accordance with the best practices regarding confidentiality and applicable legislation, notably the General Data Protection Regulation (Regulation No. 2016/679, "GDPR").

This policy aims to inform you about the processing of your personal data on this website and within the framework of our administrative and support services.

LEGAL NOTICE – DATA CONTROLLER

RAMI SERVICES NV
Registered Office: Bollebergen 2a/32, 9052 Gent
Registered at the CBE under No. 0479.372.317 (RPR Gent)
Email: privacy@rami-services.be

1. PURPOSES & LEGAL GROUNDS

RAMI processes your personal data based on the following legal grounds:

  • Performance of your contract: To provide administrative and support services, manage your account, handle service requests, and manage customer relations.
  • Legitimate interests of RAMI: For website management, technical and statistical analysis, ensuring IT security, fraud prevention, and monitoring our service quality.
  • Legal and regulatory obligations: To comply with applicable tax, social, and accounting legislation in Belgium.

2. DATA COLLECTED

We may collect and process the following categories of data:

  • Identification and contact data (name, email, phone, language preference);
  • Professional and account data (company name, VAT number, service history);
  • Financial and billing data;
  • Connection data (IP address, timestamps, device info, system activity);
  • Information shared during communications with our teams.

3. NECESSITY OF PROVIDING DATA

The personal data requested is necessary for the conclusion and performance of our service agreements. If you do not provide this information, we may be unable to provide the services you requested.

4. DISCLOSURE TO THIRD PARTIES

RAMI may share your data with:

  • Service Providers: IT support, infrastructure and cloud providers, payment processors, and professional advisors (e.g., accountants, lawyers).
  • Authorities: Judicial or regulatory bodies when required by law.
  • Other Parties: Only if you have given explicit consent or when legally permitted.

Disclosure to third parties will only occur if they agree to treat your information strictly confidentially and use it only for the specific purposes for which it was provided.

5. DATA TRANSFER

RAMI primarily processes data within the European Economic Area (EEA). If data is transferred outside the EEA, we ensure adequate safeguards are in place (such as Standard Contractual Clauses approved by the European Commission) to guarantee the protection of your information.

6. DATA RETENTION

Data is kept for the duration of the service provision and extended by legal retention periods (e.g., 10 years for accounting/tax documents under Belgian law) or statutes of limitation to address potential legal claims.

7. CONFIDENTIALITY & SECURITY

RAMI has taken all necessary measures to ensure the confidentiality of personal data and to protect it against unauthorized access, misuse, or deletion. We regularly evaluate the security levels of our processes and systems.

8. YOUR RIGHTS

You have the following rights under the GDPR:

  • Access: Obtain confirmation of data processing and access your data.
  • Rectification: Correct inaccurate or incomplete data.
  • Erasure ("Right to be forgotten"): Request deletion of data in certain circumstances.
  • Restriction: Limit the processing of your data under specific conditions.
  • Objection: Object to processing based on legitimate interests or for direct marketing.
  • Portability: Receive your data in a structured, machine-readable format.
  • Withdrawal of Consent: Withdraw your consent at any time for processing based on consent.

To exercise these rights, please contact us at privacy@rami-services.be with a copy of your identity document for verification.

9. COMPLAINTS

If you believe RAMI does not comply with regulations, please contact us first. You also have the right to lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority (APD-GBA), Rue de la Presse 35, 1000 Brussels.

PRIVACYBELEID

Laatst bijgewerkt: 23 april 2026

RAMI SERVICES NV (hierna "RAMI") respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat alle persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de beste praktijken op het gebied van vertrouwelijkheid en de toepasselijke wetgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening nr. 2016/679, "AVG/GDPR").

Dit beleid is bedoeld om u te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens op deze website en in het kader van onze administratieve en ondersteunende diensten.

WETTELIJKE VERMELDINGEN – VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING

RAMI SERVICES NV
Maatschappelijke zetel: Bollebergen 2a/32, 9052 Gent
Ingeschreven bij de KBO onder nr. 0479.372.317 (RPR Gent)
E-mail: privacy@rami-services.be

1. DOELEINDEN & RECHTSGRONDEN

RAMI verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

  • Uitvoering van uw contract: Om administratieve en ondersteunende diensten te verlenen, uw account te beheren, verzoeken te behandelen en de klantrelatie te beheren.
  • Gerechtvaardigde belangen van RAMI: Voor websitebeheer, technische en statistische analyses, het waarborgen van IT-beveiliging, fraudepreventie en toezicht op onze dienstverlening.
  • Wettelijke en reglementaire verplichtingen: Om te voldoen aan de toepasselijke fiscale, sociale en boekhoudkundige wetgeving in België.

2. VERZAMELDE GEGEVENS

Wij kunnen de volgende categorieën gegevens verzamelen en verwerken:

  • Identificatie- en contactgegevens (naam, e-mail, telefoon, taalvoorkeur);
  • Zakelijke en accountgegevens (bedrijfsnaam, btw-nummer, servicegeschiedenis);
  • Financiële en facturatiegegevens;
  • Inloggegevens (IP-adres, tijdstippen, toestelinformatie, systeemactiviteit);
  • Informatie gedeeld tijdens communicatie met onze teams.

3. NOODZAAK OM GEGEVENS TE VERSTREKKEN

De gevraagde persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor het sluiten en uitvoeren van onze serviceovereenkomsten. Als u deze informatie niet verstrekt, kunnen wij de door u gevraagde diensten mogelijk niet leveren.

4. DOORGIFTE AAN DERDEN

RAMI kan uw gegevens delen met:

  • Dienstverleners: IT-ondersteuning, infrastructuur- en cloudproviders, betalingsverwerkers en professionele adviseurs (bijv. boekhouders, advocaten).
  • Autoriteiten: Justitiële of regelgevende instanties wanneer dit wettelijk vereist is.
  • Andere partijen: Alleen als u hiervoor expliciete toestemming heeft gegeven of wanneer dit wettelijk is toegestaan.

Openbaarmaking aan derden vindt alleen plaats als zij ermee instemmen uw informatie strikt vertrouwelijk te behandelen en deze alleen te gebruiken voor de specifieke doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

5. GEGEVENSOVERDRACHT

RAMI verwerkt gegevens voornamelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen (zoals modelcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie) om de bescherming van uw informatie te garanderen.

6. BEWARING VAN GEGEVENS

Gegevens worden bewaard voor de duur van de dienstverlening, verlengd met wettelijke bewaartermijnen (bijv. 10 jaar voor boekhoudkundige/fiscale documenten volgens Belgisch recht) of verjaringstermijnen om te kunnen reageren op eventuele juridische claims.

7. VERTROUWELIJKHEID & BEVEILIGING

RAMI heeft alle nodige maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen en deze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, misbruik of verwijdering. Wij evalueren regelmatig het veiligheidsniveau van onze processen en systemen.

8. UW RECHTEN

U heeft de volgende rechten onder de AVG:

  • Inzage: Bevestiging krijgen van gegevensverwerking en toegang krijgen tot uw gegevens.
  • Rectificatie: Onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
  • Wissing ("Recht om vergeten te worden"): Verwijdering van gegevens vragen in bepaalde omstandigheden.
  • Beperking: De verwerking van uw gegevens beperken onder specifieke voorwaarden.
  • Bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
  • Overdraagbaarheid: Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en machineleesbaar formaat.
  • Intrekken van toestemming: Uw toestemming te allen tijde intrekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via privacy@rami-services.be met een kopie van uw identiteitsbewijs ter verificatie.

9. KLACHTEN

Als u van mening bent dat RAMI de regelgeving niet naleeft, neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dernière mise à jour : 23 avril 2026

RAMI SERVICES NV (ci-après "RAMI") respecte votre vie privée et veille à ce que toutes les données personnelles soient traitées conformément aux meilleures pratiques en matière de confidentialité et à la législation applicable, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement n° 2016/679, "RGPD").

La présente politique a pour but de vous informer sur le traitement de vos données personnelles sur ce site internet et dans le cadre de nos services administratifs et de soutien.

MENTIONS LÉGALES – RESPONSABLE DU TRAITEMENT

RAMI SERVICES NV
Siège social : Bollebergen 2a/32, 9052 Gent
Inscrite à la BCE sous le n° 0479.372.317 (RPM Gand)
Email : privacy@rami-services.be

1. FINALITÉS & BASES LÉGALES

RAMI traite vos données personnelles sur la base des fondements juridiques suivants :

  • Exécution de votre contrat : Pour fournir des services administratifs et de soutien, gérer votre compte, traiter vos demandes et gérer la relation client.
  • Intérêts légitimes de RAMI : Pour la gestion du site web, les analyses techniques et statistiques, assurer la sécurité informatique, la prévention de la fraude et le suivi de la qualité de nos services.
  • Obligations légales et réglementaires : Pour se conformer aux législations fiscales, sociales et comptables applicables en Belgique.

2. DONNÉES COLLECTÉES

Nous pouvons collecter et traiter les catégories de données suivantes :

  • Données d'identification et de contact (nom, email, téléphone, préférence linguistique) ;
  • Données professionnelles et de compte (nom de l'entreprise, numéro de TVA, historique des services) ;
  • Données financières et de facturation ;
  • Données de connexion (adresse IP, horodatage, infos appareil, activité système) ;
  • Informations partagées lors de communications avec nos équipes.

3. NÉCESSITÉ DE FOURNIR LES DONNÉES

Les données personnelles demandées sont nécessaires à la conclusion et à l'exécution de nos contrats de service. Si vous ne fournissez pas ces informations, nous pourrions être dans l'incapacité de fournir les services demandés.

4. DIVULGATION À DES TIERS

RAMI peut partager vos données avec :

  • Prestataires de services : Support informatique, fournisseurs d'infrastructure et de cloud, processeurs de paiement et conseillers professionnels (ex. comptables, avocats).
  • Autorités : Organismes judiciaires ou de régulation lorsque la loi l'exige.
  • Autres parties : Uniquement si vous avez donné votre consentement explicite ou lorsque la loi le permet.

La divulgation à des tiers n'aura lieu que s'ils acceptent de traiter vos informations de manière strictement confidentielle et de ne les utiliser qu'aux fins spécifiques pour lesquelles elles ont été fournies.

5. TRANSFERT DE DONNÉES

RAMI traite principalement les données au sein de l'Espace Économique Européen (EEE). Si des données sont transférées hors de l'EEE, nous veillons à ce que des garanties adéquates soient en place (telles que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne) afin de garantir la protection de vos informations.

6. CONSERVATION DES DONNÉES

Les données sont conservées pendant la durée de la prestation de services, prolongée des délais de conservation légaux (ex. 10 ans pour les documents comptables/fiscaux selon le droit belge) ou des délais de prescription pour répondre à d'éventuelles réclamations juridiques.

7. CONFIDENTIALITÉ & SÉCURITÉ

RAMI a pris toutes les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des données personnelles et pour les protéger contre tout accès non autorisé, utilisation abusive ou suppression. Nous évaluons régulièrement le niveau de sécurité de nos processus et systèmes.

8. VOS DROITS

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • Accès : Obtenir la confirmation du traitement des données et accéder à vos données.
  • Rectification : Faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
  • Effacement ("Droit à l'oubli") : Demander la suppression des données dans certaines circonstances.
  • Limitation : Limiter le traitement de vos données sous certaines conditions.
  • Opposition : S'opposer au traitement basé sur des intérêts légitimes ou à des fins de marketing direct.
  • Portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
  • Retrait du consentement : Retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est basé sur celui-ci.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à privacy@rami-services.be en joignant une copie de votre pièce d'identité pour vérification.

9. RÉCLAMATIONS

Si vous estimez que RAMI ne respecte pas la réglementation, contactez-nous en priorité. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.